Le behind the scene d’un événement média

Solneige Diaz
20 février 2018

Lancement de produits, conférence de presse, escapade média, etc., on compte maintenant plus d’une centaine de réalisations à notre compteur. Au fil des années, nous avons développé une mécanique qui fait que plus aucun événement média ne nous fait peur !

Afin de défaire le mythe de la vie glamour des relationnistes de presse, j’ai décidé de rédiger ce billet de blogue pour :

  1. Prouver qu’il y a beaucoup de travail derrière chacune de nos réalisations.
  2. Prouver à ma famille que notre métier ne se résume pas qu’à des [email protected] un peu partout en ville.

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Et non, hélas, nous ne sommes ni des Samantha Jones, ni des Olivia Pope. Au grand désarroi de certain qui croit que notre style de vie est similaire à celui d’une socialite, qui rime à boire des bulles, tout en posant pour le dernier album du Nightlife ou du Huffington Post, et bien détrompez-vous ! Organiser des événements médias c’est du travail, notre travail ! Depuis le début de nos carrières respectives, nous avons vécu des expériences de toutes sortes, d’excellentes ainsi que des plus ardues. Pour chacune de celles-ci, nous avons dû user de notre créativité pour tirer notre épingle du jeu et créer des moments mémorables pour les médias et pour nos clients.

Pour bien définir quels sont les rouages de notre métier, je vous propose une petite incursion dans la construction d’un événement média :

             1 . L’organisation

Que va-t-on présenter ? Qu’est-ce qu’on va servir ? Qui sera invité ? Quelle playlist sera diffusée? Qui s’adressera aux médias ? Combien de temps durera l’allocution ? Chaque petit détail est pensé et passe sous notre radar. Comme les médias sont conviés à plus d’une dizaine d’événements par semaine, nous devons leur faire vivre une expérience qui leur donnera envie de parler de notre client. Aussi facile que cela puisse paraître, cela demande une grande organisation ainsi qu’un souci du détail. La clé ? Des to-do list bien définies et un déroulement clair pour les différents acteurs impliqués. Que ce soit l’animateur, le traiteur, le DJ ou les bénévoles sur place, nous définissons les rôles de tous et chacun, afin qu’ils connaissent et comprennent le programme de la soirée.

  1. Le montage

Le montage est probablement le moment le moins glam de tous. Nous avons beau être des spécialistes des relations médias, nous sommes également des spécialistes du montage de bannière et des monte-charges. Les moments de stress se vivent normalement durant cette période, on regarde l’aiguille tourner et on motive les troupes pour que tout soit prêt à temps. L’astuce lors d’événement d’envergure est de faire un plan de salle détaillé et d’attribuer des tâches précises à tous les membres de l’équipe. Ça ne sert à rien d’être 3 personnes à regarder la console de son, ta playlist Spotify ne jouera pas plus rapidement !

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  1. L’événement

L’événement c’est la concrétisation de nos efforts ! Tout le monde est briefé et connaît son programme de la soirée ? Et bien, détrompez-vous, aucun événement ne se déroule selon le plan initial. Le micro ne fonctionne plus, il n’y a plus de place dans le vestiaire, le client a perdu le texte de son allocution, etc. Ne vous inquiétez pas, nous avons vécu toute sorte d’expériences et nous avons désormais plus d’une solution dans notre poche. Être relationniste de presse, c’est également avoir le système D aiguisé et avoir anticipé un plan B et même C, en cas de pépins. En plus de s’assurer de la logistique de la soirée, en se référant à notre to-do list du point 1., nous sommes également la référence de tous au cours de la soirée. Dans le cas d’un lancement d’album, nous sommes responsables de la période d’autographes et de photos avec l’artiste. La gestion des files d’attente et des fans en délire n’a plus de secret pour nous !

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  1. L’après / Le démontage

Out les talons hauts et le brushing, on fait place aux souliers plats et aux cheveux remontés. Tout le monde a passé une belle soirée, la musique est à low et les derniers invités viennent de partir, pour l’équipe c’est le temps du démontage. Cette période demande également beaucoup de gestion, car souvent nous devons avoir quitté les lieux à une heure précise. Pour les événements d’envergure, nous devons également gérer les horaires des différents fournisseurs, afin que les quais de chargement ne soient pas encombrés. Selon les réalisations, les périodes de démontage peuvent durer d’une heure à quatre heures…souvent le client a quitté et c’est la sécurité de l’établissement qui attend après nous.

C’était donc un aperçu de nos tâches lors des événements médias. Nous mettons beaucoup de temps et beaucoup d’amour dans les projets que nous réalisons et oui, notre réalité est beaucoup moins glam que ce que les gens passent, mais c’est bien parfait comme ça, ça crée l’équilibre et évite d’avoir un égo démesuré.

Psst : Quand vous nous voyez avec un verre de bulles dans les mains, ça veut dire MISSION ACCOMPLIE : Nous sommes contentes, le client est content et nos invités passent une belle soirée !

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